Ging een militair voorheen vooral met een verrekijker op pad, tegenwoordig laat hij of zij een drone opstijgen om het veld te verkennen. Drones zijn onmisbaar geworden in het werk van het ministerie van Defensie. Maar hoe zorg je ervoor dat je altijd met de nieuwste modellen werkt? Contractmanager Simone van den Akker en haar team bedachten de oplossing: de dronecatalogus.

3.0-versies

Simone: ‘Drones worden voor allerlei taken ingezet: om het veld te verkennen, een doelwit in de gaten te houden, een object te beveiligen. Belangrijk is dat onze drones state-of-the-art zijn en veilig te gebruiken.’ De vraag vanuit het ministerie van Defensie nam toe, terwijl het aanbod snel ontwikkelde. Een uitdaging voor inkoop. Simone: ‘Inkooptrajecten kunnen lang duren. Terwijl de technologische ontwikkelingen in de jonge dronemarkt razendsnel gaan. Dat kan betekenen dat je een model 1.0 krijgt, terwijl leveranciers in de tussentijd al een 3.0-versie hebben ontwikkeld.’

'De ontwikkelingen in de dronemarkt gaan te hard voor een lang aanbestedingstraject'

Catalogus

Om altijd verzekerd te zijn van de nieuwste type drones, moest er dus een andere manier van inkopen worden bedacht. Simone: ‘De oplossing werd een dronecatalogus. In deze catalogus staat een selectie van de nieuwste type drones. Doel is dat we snel de beschikking hebben over drones die precies aansluiten bij onze operationele inzet. Het aanbod wisselt dus voortdurend. Operationele eenheden kiezen nu zelf welke drone zij willen en kunnen met een klik op de knop binnen 3 maanden beschikken over de drone die aan hun eisen voldoet.’

Operationele eenheden gaan nu geen lang inkooptraject aan, maar beschikken binnen 3 maanden over de drone die aan hun eisen voldoet, zegt Simone.

Bemiddelaar

Er werd een contract afgesloten met een bedrijf dat de dronecatalogus verzorgt. Simone: ‘Zij kijken voor ons naar de mogelijkheden in de markt, houden de ontwikkelingen bij en sturen de droneleveranciers aan. Signaleren zij bijvoorbeeld dat er bij Defensie veel behoefte is aan drones met een bepaald soort camera, dan stimuleren zij de markt op die wens in te spelen. Ze doen ook zaken met kleine partijen. Die hebben vaak maar 1 of 2 drones in hun portefeuille. Zo krijgt ook het MKB een kans. Voor ons is het belangrijk om uit allerlei type drones te kunnen kiezen.’

Geen speelgoed

De catalogus wordt inmiddels goed gebruikt. Simone: ‘We begeleiden operationele eenheden actief: wat willen ze met de drone bereiken? Objecten beveiligen of juist research doen? Vervolgens kan onze afdeling Onbemande Systemen helpen bij de selectie. Soms klinkt een drone als speelgoed in de oren. Maar dat is het natuurlijk niet. Uiteindelijk draait het om de functionaliteit.’

'Soms klinkt een drone als speelgoed in de oren, maar dat is het natuurlijk niet'

Doorzetten

Wat waren de uitdagingen in dit project? Simone: ‘Het idee van de dronecatalogus moest nog wel ‘verkocht’ worden aan de operationele eenheden: wilden zij wel aansluiten? Uiteindelijk moeten zij ermee gaan werken en er voordeel van ondervinden. We moesten best wat gebaande paden verlaten en we liepen ook tegen bestaande regelgeving aan. Gelukkig zag iedereen de toegevoegde waarde en was er enorm veel energie en doorzettingsvermogen in het projectteam. We hebben er samen voor gezorgd dat de catalogus er kwam.’

Lees meer over Simone