Gegarandeerd een gereserveerde werkplek. En voor gebouwbeheer realtime inzicht in de bezettingsgraad van panden. Dat zijn in het kort de voordelen van de aan te besteden Zoek & Vind Werkplek-app. Senior inkoopadviseur John Jonkhout van UBR|HIS begeleidt dit innovatieve inkooptraject.

Balans

John: ‘De Rijksoverheid is al langer bezig met de vraag: hoe ziet de toekomst van het werk eruit? Werken we 5 dagen per week op kantoor of gaan we deels thuiswerken? Door de coronacrisis is dat vraagstuk nog urgenter geworden. Het Rijk gebruikt veel van de kantoren in Nederland, zo’n 12 procent. Door minder kantoorruimte te gebruiken, maken we minder kosten. De filedruk neemt af, de CO2-uitstoot wordt minder en voor veel mensen zal de balans tussen werk en privé verbeteren als we een aantal dagen per week thuiswerken.’

'Het sociale aspect van het kantoorleven blijft belangrijk, ook als we hybride werken'

Dit is een heel zichtbaar project, volgens John. Over een paar jaar heeft iedere Rijksmedewerker de app op z’n telefoon.

Ontmoeting

Maar het sociale aspect van het kantoorleven is ook veel waard, zegt John. ‘Het blijft belangrijk om collega’s te ontmoeten. Die ontmoeting willen we faciliteren met de Zoek & Vind Werkplek-app. Met de app reserveer je een werkplek in je eigen kantoor of in een kantoor in de buurt. Daarmee voorkom je dat je naar kantoor komt en achter het net vist. Maar er komt ook een mogelijkheid om te zien of je collega’s al hebben gereserveerd, als zij daar toestemming voor geven uiteraard. En anders kun je ze via de app uitnodigen.’

Sensoren

De app gaat ‘praten’ met sensoren die op ieder bureau worden geplaatst. John: ‘De sensor meet of de gereserveerde werkplek echt bezet is of dat de medewerker niet is komen opdagen. Zo kunnen we de bezettingsgraad realtime monitoren. Blijkt bijvoorbeeld dat de 5e verdieping niet wordt gebruikt, dan hoeft schoonmaak daar niet te komen en kan de verwarming een paar graden lager. En is een andere verdieping altijd vol, dan kunnen we daarop inspelen met meer werkplekken. Zo verbeteren we ons gebouwbeheer.’

'Straks reserveren meer dan 100.000 Rijksambtenaren een werkplek met de app'

Zichtbaar

Maar liefst 220 rijkskantoren worden uitgerust met sensoren die aangesloten zijn op de app. En de bedoeling is dat meer dan 100.000 Rijksambtenaren met de app een werkplek gaan reserveren. John: ‘De schaalgrootte is enorm. Ik ben vaker betrokken bij ICT-projecten, maar die zijn vaak onzichtbaar. Ze draaien in de cloud. Mensen kennen de naam van het systeem, maar hebben er verder weinig beeld bij. Dit is een heel zichtbaar project: over een paar jaar heeft iedere Rijksmedewerker de app op z’n telefoon.’