Om de financiële administratie van de Rijksoverheid toekomstbestendig te maken is het programma Toekomst Financiële Administratie opgezet. Doel is een financieel ecosysteem in 2030. Hoe? Door in te zetten op datagedreven werken met innovatieve technieken, zoals data-analyse, robotica en digitalisering. Dit heeft veel impact op het werk van beleidsmakers en financieel specialisten, zoals controllers. Zij kunnen straks waardevolle data benutten voor de ontwikkeling, uitvoering en evaluatie van beleid. Arvin Koopmans, Suzan van der Heijden, Jordi van Maanen en Wouter Biegstraaten vertellen over hun inzet voor dit programma.
Wie zijn Arvin, Suzan, Jordi en Wouter?
- Arvin Koopmans is projectleider Open Data bij het ministerie van Financiën.
- Suzan van der Heijden is afdelingshoofd financiële administratie bij het ministerie van Economische Zaken en Klimaat.
- Jordi van Maanen werkt als data scientist bij de Auditdienst Rijk, de onafhankelijke interne auditor van de Rijksoverheid.
- Wouter Biegstraaten is data-analist bij het ministerie van Economische Zaken en Klimaat.
Beleid dat werkt
Geven we ons geld uit aan beleid dat werkt? Het is een relevante vraag die nu nog niet altijd beantwoord kan worden. Arvin: ‘Beleidsmakers willen uiteraard weten wat een project of programma heeft gekost, maar ook of dat het geld waard is. Nu kijken we vooral na afloop naar de cijfers. Maar we willen ook tussentijds een beeld hebben of beleid doelmatig is of niet. Dan kunnen we bijsturen en leren van onze keuzes. Nu volgen we alleen geldstromen, maar in de toekomst volgen we informatie. We werken dan ook toe naar een lerend financieel ecosysteem.’
Lerend ecosysteem
Om zo’n lerend financieel ecosysteem te kunnen ontwikkelen, zijn slimme data-collega’s onmisbaar. Zoals Jordi, die als data scientist bij de Auditdienst Rijk (ADR) in een datateam van 25 man werkt. ‘Wij passen data-analyse al succesvol toe om de organisatie beter te laten werken. Uit de belangrijke financiële systemen halen we data op basis waarvan we analyses ontwikkelen. Zo ondersteunen we controleteams. Zien we bijvoorbeeld posten die lang openstaan? Dan kijkt de accountant daarnaar en legt de bevinding terug bij het ministerie als dat het financieel beheer ten goede kan komen.’
Control based
Ook Wouter werkt als data-analist, maar dan bij het ministerie van EZK, dat nog niet zo ver is met data-analyse als de ADR maar wel grote stappen zet. Wouter: ‘We willen investeren in goede data-analisten om meer kennis op te bouwen en data-analyse in te bedden. Door data-analyse te integreren in de financiële administratie werken we toe naar een control based administratie. Op die manier krijgen we meer inzicht in processen en doorlooptijden en kunnen we beter inspelen op opvallendheden.’
Dashboards
Om ervaring met data-analyse op te doen, zijn Wouter en zijn collega’s begonnen met een pilot van process mining. ‘Met behulp van software doorgronden we hoeveel doorlooptijd er zit in het proces van het aanmaken en goedkeuren van een bestelaanvraag. We zien hoe lang het duurt voordat een aanvraag wordt goedgekeurd en wordt omgezet in een inkooporder. Hierdoor krijgen we inzicht in hoe processen verlopen en stuiten we op knelpunten. Ik ben bezig om dashboards te ontwikkelen die deze sturingsinformatie geven.’
'Nu volgen we alleen geldstromen, in de toekomst volgen we informatie'
Wiel uitvinden
Alle rijksorganisaties die de financiële administratie uitvoeren, zijn met dezelfde thema’s bezig: cloud, data-analyse, digitalisering. Jordi: ‘Door er rijksbreed over te praten, hoeven we niet allemaal het wiel uit te vinden. Het ene ministerie vertelt bijvoorbeeld hoe zij datagedreven grip krijgen op prestatieverklaringen. Dan denken andere departementen: wij hebben ook prestatieverklaringen, is dat niet iets voor ons? Binnen dit project kunnen we gezamenlijk optrekken op deze thema’s. Dat werkt inspirerend en helpt om de transitie te versnellen.’
Zelf aan de slag
De ADR helpt de andere rijksorganisaties graag op weg. Jordi: ‘Data-analyse opzetten in je eentje is een hele klus. Het vraagt veel kennis, je moet iets weten van datasystemen en je hebt tooling nodig. Door het programma Toekomst Financiële Administratie zijn DG Rijksbegroting en de ADR in gesprek om een data-analyseplatform op te zetten. Ministeries krijgen toegang tot onze informatieproducten en kunnen dan ook zelf met data-analyses aan de slag.’
Duiden en verrijken
Het werk voor financieel specialisten verandert door deze ontwikkelingen, zegt Suzan. ‘Straks wordt de financiële administratie uitgevoerd door de computer. De medewerker zal zich meer gaan focussen op de monitoring van processen, het duiden en verrijken van informatie en advies. We hopen in de toekomst beter naar trends te kunnen kijken, maar ook naar verschillen met andere ministeries. Als ik onze factuur naast die van een andere directie leg, wat valt me dan op? Data-analyse maakt die vergelijking mogelijk.’
Kennisdeling en kruisbestuiving
Deze transitie is een grote klus waarvoor veel nieuwe mensen nodig zijn. Suzan: ‘Alleen als we expertise bundelen, kunnen we een betere adviseur zijn voor beleid. Voor mij is dit project geslaagd als we als financiële administraties datagedreven werken én we elkaar beter weten te vinden.’ Kennisdeling en kruisbestuiving is ook voor Wouter de meerwaarde. ‘Het is interessant om met zo’n complex onderwerp bezig te zijn en mezelf nieuwe dingen aan te leren. En het is leuk om andere data-analisten zoals Jordi te leren kennen en zo van elkaars slimmigheden te leren.’
